در دوره ای که ثبات اقتصادی وجود دارد، خرید نرم افزارهای سازمانی معمولا با تحلیل هزینه- فایده و میزان بودجه انجام می شود. اما شرایط غیر متعارف مانند بلایای طبیعی، نابسمانی اقتصادی، بی ثباتی شدید و جنگ تغییراتی را در زنجیره تامین، امنیت، شرایط قراردادها، مسائل حقوقی، مالی و ارتباطی بوجود می آورد که ماهیت هزینه و ارزش سرمایه گذاری های دیجیتال را به طور اساسی دچار دگرگونی می کند. به صورت کلی در شرایط بحرانی مانند جنگ ها بسیاری از تصمیم های سازمانی با احتیاط بیشتری اتخاذ می شوند و افراد تصمیم گیرنده تمایل دارند تا هزینه ها را کاهش دهند و منابع مالی را به سمت اهدافی که اولویت بیشتری دارند هزینه کنند. اما در این شرایط است که این سوال مطرح می شود که آیا خرید نرم افزار مدیریت قراردادها یک هزینه اضافی برای سازمان ها محسوب می شود و یا یک سرمایه گذاری استراتژیک؟
بحران، نقطه ای جهت بازنگری در تصمیمات کلیدی
همانطور که پیداست جنگ و بحران های مشابه ساختارهای عملیاتی سازمان ها (به ویژه سازمان های بزرگ و حساس) را تحت تاثیر قرار می دهد. در این شرایط افزایش حجم قراردادهای اضطراری، کاهش زمان بررسی و افزایش احتمال خطا، ریسک بالا در قیمت گذاری و تامین، تعیین خسارت، افزایش فشار به مستند سازی و انطباق قانونی دچار تحولات اساسی می شوند از این رو وجود قراردادها در بحران نه یک سند رسمی ساده، بلکه جزوی از دارایی های حیاتی یک سازمان محسوب می شوند.
بنابراین در چنین شرایطی نبود یک سیستم متمرکز و هوشمند برای مدیریت قراردادها می تواند منجر به از دست رفتن اطلاعات حیاتی، عدم پیگیری تعهدات طرفین، افزایش دعاوی حقوقی، مطالبات و در نهایت تحمیل هزینه های سنگین به سازمان ها شود.
هزینه در مقابل سرمایه گذاری
پرداخت اولیه لایسنس یا اشتراک، استقرار، آموزش و پشتیبانی، یکپارچه سازی با سیستم های موجود، هزینه انتقال و کانورت دیتاها به سامانه جدید و موارد مربوط به توسعه، کلیتی از هزینه های فناوری اطلاعات برای سازمان ها جهت خرید نرم افزار محسوب می شود. در مقابل اگر یک سیستم باعث کاهش ریسک، افزایش سرعت تصمیم گیری، جلوگیری از خسارت یا ایجاد مزیت رقابتی شود؛ ماهیت آن از هزینه به سرمایه گذاری تغییر می کند.
بسیاری از سازمان ها تصور می کنند که عدم خرید نرم افزار به معنای صرفه جویی و کاهش در هزینه ها می باشد، اما واقعیت این است که هزینه های نبود چنین سیستمی در شرایط بحرانی بسیار بیشتر از هزینه خرید آن است. به عبارت دیگر هر واحد کاهش ریسک، چند برابر ارزش معمول را به سازمان باز می گرداند. بنابراین اگر به این مسئله از زاویه استراتژیک نگاه کنیم خرید نرم افزار مدیریت قراردادها نه تنها یک هزینه نیست، بلکه یک سرمایه گذاری بلند مدت محسوب می شود؛ به عنوان مثال اگر یک بند اصلاحی به موقع ثبت و پیگیری نشود می تواند میلیون ها تومان خسارت ایجاد کند، عدم دسترسی سریع به نسخه های قرارداد می تواند تصمیم گیری های اشتباه را رقم بزند و یا عدم وجود شفافیت و مستند سازی زمینه بروز فساد و سواستفاده سودجویان را فراهم آورد. از این رو می توان گفت این نرم افزارها به مثابه یک سیستم ایمنی برای قراردادهای یک سازمان عمل می کنند.
چرا نرم افزار مدیریت قراردادها در جنگ یک سرمایه گذاری محسوب می شود؟
در شرایط جنگی و بحران ها سازمان هایی موفق تر عمل می کنند که بتوانند سریع تر تصمیم بگیرند، عملکردی شفاف داشته باشند و فرایندهای قراردادی خود را بهتر مدیریت کنند؛ نرم افزار مدیریت قراردادها با داشتن قابلیت و امکانات متنوع، ویژگی های فوق را برای سازمان ها فراهم می آورد. از جمله قابلیت های نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به ثبت تمامی اطلاعات قرارداد، آرشیو الکترونیک، تمرکز اطلاعات، مدیریت تغییرات، هشدار تاریخ رویدادهای مهم و امکان گزارش گیری حرفه ای از دیتاها اشاره کرد که نه تنها موجب عبور کردن سازمان از بحران می شود بلکه با به حداقل رساندن آسیب، ثبات سازمان را حفظ می کند. در ادامه به صورت مختصر چند ویژگی مهم و کاربردی نرم افزار مدیریت قراردادها در شرایط بحرانی را به تفکیک توضیح خواهیم داد.
تداوم کسب و کارها
شرایط بحرانی به دلیل کمبود وقت و اطلاعات، زمینه ساز خطاهای انسانی از جمله ثبت اشتباه قیمت ها یا شرایط تحویل، فراموشی تاریخ های مهم، تغییرات قراردادی و همچنین احتمال آسیب به سرورها، اسناد کاغذی و نیروی انسانی می شود از این رو داشتن یک سیستم مدیریت قرارداد با تمرکز اطلاعات تمامی قراردادها، الحاقیه ها و مستندات در یک بستر امن و قابل دسترس، پیگیری تعهدات، ثبت و کنترل تمامی تغییرات قراردادها، ضمن جلوگیری از گم شدن اسناد، تداوم عملیات حیاتی سازمان ها را ممکن می سازد.
افزایش کارایی و کاهش فشار بر نیروی انسانی
در بحران ها، دسترسی به نیروی انسانی به دلیل مهاجرت و محدودیت هایی که وجود دارد سخت تر از حالت عادی است، از این رو با اتوماسیون و مکانیزه سازی قراردادها علاوه بر کاهش فشار و مسئولیت از نیروی انسانی، تمرکز اصلی بر تصمیم گیری های استراتژیک استوار است.
کاهش ریسک های حقوقی
ابهام بندهای قراردادی، عدم ثبت تغییرات، بروز اختلاف در شرایط اجرایی عامل اصلی دعاوی حقوقی بین طرفین قرارداد به خصوص در شرایط بحرانی و جنگ می باشد؛ نرم افزار مدیریت قراردادها با ثبت لاگ فعالیت ها، آرشیو امن الکترونیک، پیگیری خودکار تعهدات، ثبت تغییرات قراردادها احتمال بروز دعوی را به حداقل می رساند. گاهی در شرایط بحرانی هزینه یک پرونده حقوقی و پرداخت خسارت ده ها برابر بیشتر از هزینه یک نرم افزار است.
شفافیت در زنجیره تامین
در شرایط جنگی ممکن است کسب و کارها با تغییراتی در بخش های مختلف سازمان از جمله تامین کنندگان و مسیرهای ارتباطاتی مواجه شوند و نیاز به جایگزین کردن لحظه ای قراردادها داشته باشند بنابراین استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند سرعت واکنش سازمان ها را افزایش دهد و فضای بهتری را جهت بررسی و ارزیابی تامین کنندگان جدید و بازبینی قراردادها در اختیار مدیران قرار دهد.
نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه
نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه به عنوان یک راهکار کارآمد بومی و تخصصی با داشتن قابلیت هایی چون
- ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد
- پوشش تمامی فرآیندهای کنترل قرارداد
- تعریف و مدیریت پروژه ها
- یکپارچگی با نرم افزارهای مالی و اتوماسیون
- ثبت و مدیریت کمیسیون ها
- کنترل صورت وضعیت
- گزارش ساز حرفه ای
- تولید خودکار مکاتبات اداری و صورت جلسات
- آرشیو الکترونیک و ثبت اسناد قرارداد
امکان تصمیم گیری سریع، کنترل و تحلیل دقیق تغییرات و داده ها را در اختیار مدیران سازمان ها قرار می دهد. نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه همچنین با امکان استفاده از امضای دیجیتال شفافیت و امنیت قراردادهای شما را در شرایط بحرانی تضمین می کند.
سامانه یکپارچه درگاه با تمرکز بر نیازهای سازمان ایرانی و شناخت دقیق آن ها به سازمان شما کمک می کند حتی در شرایطی که عدم قطعیت به اوج خود رسیده باشد، کنترل کاملی بر تمامی قراردادها و تعهدات خود داشته باشید. نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه به عنوان یک سرمایه گذاری استراتژیک به ویژه در شرایط بحرانی توسط متخصصین شرکت مهندسی نرم افزار اندیشه پرداز طراحی و تولید شده است که از هزینه های غیر منتظره جلوگیری می کند، تداوم عملیات را تضمین می کند و نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین ایفا می کند. می توان گفت در جنگ و شرایط بحرانی مشابه قراردادها به مثابه سلاح هستند از این رو نگهداری و مدیریت آن ها یک دارایی محسوب می شود.
سامانه درگاه یک نرم افزار یکپارچه است که علاوه بر مدیریت قراردادها، روند سخت برگزاری معاملات و رسیدگی به تامین کنندگان را تسهیل می بخشد. شما می توانید با استفاده از نرم افزار مدیریت مناقصات و مزایدات درگاه صفر تا صد برگزاری معاملات سازمان خود (مناقصه، مزایده، استعلام، ترک تشریفات، واگذاری، خرید و اجاره) مدیریت کنید. همچنین می توانید با پورتال مختص تامین کنندگان برای هرچه راحت تر برگزار شدن معاملات، مستقیم با تامین کننده ها در ارتباط باشید.
پایان رپورتاژ ، باشگاه خبری ورزشکاران ایران در خصوص محتوا و خدمات معرفی شده در رپورتاژ ها مسئولیتی ندارد و لازم است بررسی های لازم توسط شما انجام شود.
سیاوش بهرامی، یکی از روزنامهنگاران و تحلیلگران ورزشی باسابقه در مجله خبری ورزشکاران است. او با نگاهی تخصصی و دقیق به دنیای ورزش، همواره سعی دارد تا با گزارشها و تحلیلهای عمیق، به مخاطبان خود کمک کند تا درک بهتری از مسائل و رویدادهای ورزشی داشته باشند.